La franquicia como estrategia de distribución

Una franquicia es un tipo de contrato mercantil entre dos empresarios: franquiciador y franquiciado. El primero es el que cede al segundo el derecho a explotar su modelo de negocio en exclusiva en un mercado y por un plazo de tiempo.

Para esto, puede utilizar su marca para la distribución de bienes y servicios, siempre que cumpla con algunas directrices, a cambio de una contraprestación económica.

Solamente cuando los empresarios se mantienen dentro del contrato es cuando se pueden beneficiar de forma mutua en esta colaboración. El franquiciador ha montado previamente un negocio de éxito y sólo después cede al franquiciado su imagen, su imagen, su saber hacer, cartera de productos y servicios, etc.

El franquiciado invierte en el nuevo negocio y se encarga de obtener beneficios. Para esto, se obliga a aplicar el know how de la marca y pagar las condiciones que hayan establecido de antemano.

Estrategia de distribución

Una empresa tiene varias formas de intentar expandirse: una de ellas es empezar a abrir filiales, delegaciones o nuevos establecimientos gestionados por la propia compañía. La otra es a través de un sistema de franquicias.

La ventaja de un sistema de franquicias es que la inversión y el riesgo es mucho menor para el franquiciador, ya que cobra por aportar su marca y su saber hacer al empresario que va a tratar de explotar su modelo de negocio.

Una franquicia se puede abrir dentro de una misma ciudad, en un mismo estado, en la misma nación o en otro país. Siempre es conveniente fijar unas fronteras y unos plazos para que la expansión se realice de manera racional, sin estropear el modelo de negocio mediante la apertura de establecimientos en lugares no rentables para ese tipo de producto/servicio.

El contrato de franquicia

El contrato de franquicia es el eje fundamental sobre el girará la futura relación entre franquiciador y franquiciados. En él se regulan los derechos y obligaciones de ambas partes, los pagos, costes y contenidos de los royalties, los cánones, las políticas de aprovisionamiento e incluso los protocolos y obligaciones en caso de fin del contrato. 

A tenor de lo comentado podemos prever que tanto la redacción del contrato de franquicia como la revisión del mismo antes de su formalización deben ser cuidadosamente estudiadas.

Con el fin de conocer la opinión de un experto en la materia preguntamos a Mario Sánchez, abogado experto en franquicias y socio-director de la Consultora Grupoius, con experiencia en el desarrollo de más de 250 proyectos de franquicia, sobre cuál considera que es la característica y error más importante en la redacción y formalización de los contratos de franquicias.

Según nos comenta Mario Sánchez, "Por nuestra experiencia lo más importante a la hora de redactar o analizar un contrato de franquicia para la adhesión a una red  es considerarlo como el resumen final de una negociación entre ambas partes. En estos años hemos podido comprobar que en más del 85% de las ocasiones en que una de las partes solicita modificar condiciones contractuales a la otra esta última no lo concede en una primera instancia por lo que se inicia un proceso complicado de renegociación.

A pesar de la obvia importancia de la formalización del contrato es frecuente encontrar quien prefiere formalizar el pacto, casi bajo cualquier condición, bien para conseguir un nuevo franquiciado que considera de interés para la red o bien porque desea formar parte de una franquicia en la que teme no entrar  con la esperanza de cambiar aquellos pactos reflejados en contrato una vez haya comenzado la relación.

Tal y como hemos comentado esto constituye un grave error. Lo más importante del contrato de franquicia es que debe ser capaz de prever y mantenerse estable dando solución a los problemas del giro y tráfico de la empresa durante toda su duración ya que reunir de nuevo las voluntades de ambas partes para aceptar cambiós será muy difícil y si además esta renegociación debe establecerse para varios franquiciados a la vez puede suponer una grave crisis en la enseña que haga peligrar su viabilidad.

Para redactar correctamente un contrato de franquicia consideramos imprescindible que se haga en cumplimiento de la legalidad, como resumen de los pactos y acuerdos establecidos entre las partes y aportando soluciones y normas claras y precisas para soportar la futura relación sin necesidad de variarse hasta la finalización del periodo establecido para la franquicia."

Entre otros puntos un contrato de franquicia debe recoger, al menos, los siguientes aspectos:

  • Especificación de la autorización del uso de una denominación, rótulo común u otros derechos de propiedad intelectual o industrial y una presentación uniforme de ellos.
  • Compromiso de transmisión del ‘Know How’ identificado, sustancial, secreto, y diferenciador de la central franquiciadora a las personas que forman o formarán parte del nuevo local.
  • Formación inicial y continúa por el franquiciador al franquiciado, así como una asistencia comercial o técnica mientras que el contrato sea válido.
  • Protocolos y condiciones de aprovisionamiento. 

Al cumplir con los anteriores apartados,  se establece un acuerdo adecuado que vincula a franquiciadores y franquiciados en pleno conocimiento de las obligaciones y derechos. Al contar con estas garantías nos aseguramos un mayor éxito en el funcionamiento de la franquicia.

¿Para qué sirve la formación continua en franquicia?

Con el concepto formación continua, nos referimos a aquella que se realiza a lo largo de toda la relación contractual. Con ella se proporciona al franquiciado información, capacidades, innovaciones o mejoras en los productos o servicios, o actualizaciones en la forma de trabajar que la central ha desarrollado y considerado adecuadas para su franquicia.

Está formación nos puede ser útil para aclarar algunas nociones básicas que pudieran no haber quedado claras en la primera etapa de la formación.

Además, da seguridad a los nuevos franquiciados y a los veteranos, que se sienten apoyados y respaldados en todo momento por la central.

La formación continuada se puede llevar a cabo o en los centros franquiciados donde se desarrolle la actividad comercial, en un centro de la enseña destinado a tal fin, o en un centro propio de la franquicia.

Expertos en consultoría de franquiciasaseguran que la mejor opción consiste en combinar diferentes tipos de localizaciones, para proporcionar una formación integral.

Aprovecha los recursos online en la formación continuada de tus franquiciados

Cuando nos referimos a formación continuada hablamos de la formación que recibe el franquiciado después de ya haber iniciado su negocio. Esta incluye nuevas informaciones, innovaciones en cuanto a productos o servicios, y nuevas maneras de trabajar desarrolladas por la central.

Lo habitual para este tipo de formación en los últimos años para realizar este tipo de formación, es llevarla a cabo en los centros de la enseñanza con los que la central cuente para dichos eventos o en la misma central franquiciadora, lo cual implica unos costes de desplazamiento e inclusive alojamiento para el franquiciado.

Gracias a la tendencia y evolución de la tecnología en la actualidad se cuenta ya con algunas otras alternativas, que favorecen la reducción de costes y ayudan a que todos los franquiciados puedan acceder a la formación en el momento que lo necesiten.

En un mundo en el que todo tiende hacia lo digital, fomentar la innovación y usarla para los métodos empresariales sin duda ayudará a que se valore más positivamente la compañía.

La formación continuada ha dejado de convertirse en decisión opcional, debido a las ventajas que ofrece a la central. Es vital para cualquier franquicia utilizarla para evitar la aparición de hábitos inadecuados, además de para mantener al día la formación y la motivación de los franquiciados.

Los consultores del Instituto de Empresa y Franquicia Ius Universitas,  división de formación de la Consultora Grupoius recomiendan las siguientes alternativas para este tipo de formación.

En principio, para la supervisión de los locales franquiciados, contar con un soporte de video vigilancia permite observar la manera en que se están realizando las tareas y lograr una rápida corrección de los errores operativos.

En cuanto a formación, las alternativas online que ofrece el mercado cada vez son más diversas. Podemos crear una plataforma e-learning, a la que pueda acceder el franquiciado ante cualquier duda, que lo ayuda a resolverlas de una manera más dinámica y clara. En ella pueden incluirse video tutoriales en los que se pueda observar la forma de accionar, de atender, de responder, etc de acciones que es más fácil entender en la acción que explicadas en un manual.

Además para potenciar los conocimientos, se puede brindar también la posibilidad de tener acceso a webinars, en los que un ponente, el cual puede estar en cualquier parte del mundo, de un curso a tiempo real mientras la gente lo escucha desde su oficina, y escribe sus dudas vía internet para ser resueltas en directo.

Como complemento se puede aportar también cuestionarios y test, cuya respuesta reciba de forma automática después de contestarlo, que le hablen de cómo está realizando se tarea y ver las áreas en que podría mejorar su negocio, además de contar con los manuales siempre disponibles a través de la plataforma, que se pueda descargar cada que haya una nueva actualización o cada que necesite hacer una consulta.

Combinar este tipo de plataformas con alguna reunión, mucho más espaciada en el tiempo, aporta a los franquiciados la sensación de que son escuchados siempre por la central y que las vías de comunicación se mantienen vivas en todo momento, cosa que le proporciona altas dosis de seguridad y motivación.

Apostar por los métodos online sin duda será un acierto, ya que es una excelente fuente de feedback entre la compañía y los franquiciados, además de contribuir a la formación de un excelente equipo de franquiciados comprometidos con el negocio.

La formación inicial en franquicia

En la mayoría de los países el franquiciador está obligado a ofrecer a sus franquiciados formación inicial y continuada. Más allá de la posible obligación legal, la formación es un principio fundamental de la franquicia, ya que es el mejor instrumento para transmitir el "saber hacer" de la enseña.

La formación inicial es aquella que recibirá el franquiciado antes y durante la apertura de su establecimiento y se basa en el adiestramiento sobre la metodología empresarial propia y completa que debe conocer el franquiciado para el inicio y gestión de su actividad. Habitualmente versa sobre, el saber hacer, los conocimientos técnicos y operativos, la transmisión del concepto empresarial, el conjunto de valores y normas, la asistencia técnica, la gestión de recursos humanos, la atención comercial y los suministros.

Los costos de esta formación suelen estar incluidos en el canon de entrada, el cual debe pagar el franquiciado a la hora de firmar el contrato. Lo que suele quedar a expensas del franquiciado suelen ser los gastos de desplazamiento y manutención, de ser necesario, durante el periodo de formación.

La formación inicial deberá de ser completa y detallada ya que con la adquisición de estos conocimientos, el franquiciado se encontrará preparado para el inicio de la actividad, beneficiándose automáticamente de los años de experiencia que le han sido transmitidos a través de la formación.

Dentro del contenido del programa se deben incluir partes teóricas y prácticas. Los conocimientos teóricos se deben plasmar en manuales que deberían ser proporcionados al franquiciado para que tenga la información en el caso de posibles dudas.

Tanto los programas de formación, como los manuales garantizan la cesión del saber hacer y la propia experiencia del franquiciador a sus franquiciados de una manera clara, ordenada y sistemática.

Para realizar estos manuales y asegurarse de la calidad de sus contenidos, muchas veces las empresas suelen recurrir a la contratación de servicios de manualización de su "saber haber" como los prestados por la Consultora de Empresas y Franquicias Grupoius, que facilitarán la estandarización de los procedimientos.

Para afianzar la formación, es recomendable incluir una fase final que incluya el desplazamiento del franquiciado a algún centro piloto de la central, para que pueda observar en la práctica el funcionamiento global del centro de trabajo, y a través de dicha observación sea capaz de poner en práctica los conocimientos adquiridos en su propia unidad de negocio.

Una vez abierta la nueva franquicia, es importante impartir alguna formación en el nuevo centro por parte del franquiciador. Esta práctica es fundamental para integrar el saber hacer de modo eficaz en el nuevo establecimiento.

Hay que tener en cuenta que cuando el franquiciador necesita mayor apoyo por parte de la central es en el momento de apertura, debido a que en este momento es cuando se pone en práctica todo el conocimiento aprendido y justo allí es donde surgen las mayores dudas.

Proporcionar una formación inicial de calidad aumenta las probabilidades de éxito del negocio y establece un vínculo adecuado con el nuevo franquiciado y su equipo, cosa que favorece y afianza la relación establecida en el contrato, una buena formación inicial es sin duda una ventaja para todos los miembros de la red, que puede aportar muchos beneficios para ambas partes.

Las franquicias que ofrecen dicha formación ofrecen una sensación de mayor calidad en el servicio y asistencia a sus franquiciados, lo que a su vez genera seguridad y confianza en la marca.

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